Impressum

Zugang gemäß § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein Westfalen (VwVfG.NRW.):

Die Stadt Preußisch Oldendorf bietet mit der Einrichtung einer „Virtuellen Poststelle“ seinen Bürgerinnen und Bürgern sowie juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts die Möglichkeit zur sicheren, rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) . Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt das Entsprechende im Privatrecht. Die Stadt Preußisch Oldendorf eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der nachstehenden Rahmenbedingungen „Virtuelle Poststelle“, welche ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadt Preußisch Oldendorf und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden, Ämter und weitere) gelten. Sämtliche eMail-Adressen in diesem Internetauftritt sind nicht als Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente geöffnet, sofern dieses nicht im Einzelfall anderes und besonders gekennzeichnet ist.
Rahmenbedingungen Virtuelle Poststelle:

1. Zugangseröffnung für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation
Die Stadt Preußisch Oldendorf bietet seinen Bürgerinnen und Bürgern eine Virtuelle Poststelle (VPS), über die rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Verwaltung gesandt werden können. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch eine "qualifizierte elektronische Signatur" am Computer ersetzt. Bisher konnten online nur einfache Vorgänge abgewickelt werden, die keine Schriftform voraussetzen.
An die VPS gesandte Nachrichten erhalten einen akkreditierten Zeitstempel, der den Eingang der Daten sekundengenau dokumentiert. Die Wahrung von Fristen ist also auch online möglich.
Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG.NRW.). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Die Stadt Preußisch Oldendorf eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation Formfreie Vorgänge:
Für eine formfreie Kommunikation (hier ist eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: poststelle@vps.preussischoldendorf.de
Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.preussischoldendorf.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadtverwaltung ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden.
Formgebundene Vorgänge: Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Verordnung (EU) Nr. 910/2014 und Vertrauensdienstegesetz (Art. 1 des eIDAS-Durchführungsgesetzes) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie jetzt an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Preußisch Oldendorf rechtsverbindlich und sicher elektronisch schicken.
Diese Art der Übertragung ist derzeit allerdings noch nicht für die Formulare und angebotenen Vordrucke unserer Website möglich.
Die Stadt Preußisch Oldendorf behält sich vor, eingehende signierte Nachrichten per Briefpost zu beantworten. Wir setzen die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten voraus, die Verwendung eines Pseudonyms ist unzulässig.

3. Dateiformate
Da nicht alle Datei-Formate bei der Stadt Preußisch Oldendorf bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung derzeit auf folgende Formate beschränkt (andere Formate nur auf Rückfrage):
- Acrobat Reader PDF (.pdf)
- Microsoft Word (.docx)
- Rich Text Format (.rtf),
- Text (.txt)
- Microsoft EXCEL (.xlsx),
- Grafikformate  (*.jpg, *tif, *.bmp)
- Sonstige nur auf Anfrage
Dateien mit der Endung EXE sind von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten wie z. B. Makros sind nicht zulässig. Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.

4. Verfahrensablauf
Zur Verschlüsselung einer E-Mail benötigen Sie ein Zertifikat zur E-Mail-Verschlüsselung. Zu einem Zertifikat gehört ein Schlüsselpaar: Der private Schlüssel ist ausschließlich für Sie gedacht, den öffentliche Schlüssel kann jeder nutzen, der Ihnen eine verschlüsselte Nachricht senden möchte. Der öffentliche Schlüssel ist zudem Bestandteil des Zertifikats.
Mit Hilfe des Zertifikates können Sie E-Mails signieren. Das E-Mail-Programm des Empfängers hat die Möglichkeit anhand der Signatur festzustellen, ob die E-Mail während der Übertragung manipuliert wurde und ob sie von der im Zertifikat angegebenen Absenderadresse stammt. Beim Signieren einer E-Mail erhält der Empfänger zudem Ihr Zertifikat und somit ebenfalls Ihren öffentlichen Schlüssel. Mit diesem Schlüssel kann er in Zukunft E-Mails an Sie verschlüsseln. Nur Sie sind im Stande mit Hilfe Ihres privaten Schlüssels, diese E-Mail zu entschlüsseln. Deshalb ist es besonders wichtig den privaten Schlüssel Ihres Zertifikats vor Diebstahl zu schützen und ihn niemals Anderen zur Verfügung zu stellen.
Durch die Verwendung von Zertifikaten bei beiden Kommunikationspartnern können E-Mails mit dem privaten Schlüssel des Absenders signiert und gleichzeitig mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt werden. Da die Übermittlung des öffentlichen Schlüssels bei einer signierten Mail Bestandteil des Zertifikates ist, ist der Kommunikationspartner in der Lage, bereits bei einer Antwort auf eine signierte E-Mail, diese sowohl zu signieren als auch zu verschlüsseln.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
- Der Absender muss im Besitz eines gültigen X.509-Zertifikates sein und dieses auch installiert haben.
- Für die Empfänger müssen ebenfalls gültige Zertifikate installiert sein.
- Es müssen die Zertifikate der herausgebenden Zertifizierungsstellen installiert sein.
- Den Zertifikaten der Empfänger und der Herausgeber ist das Vertrauen ausgesprochen.

Schlüssel der Stadt Preußisch Oldendorf zum verschlüsseln der Nachricht
Öffentlicher Schlüssel, Zwischenzertifikat & Wurzelzertifikat

5. Technische Aspekte
Siehe Anlage: Anleitung zur Installation der erforderlichen Ausstellerzertifikate

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