Auftragsschreiben:

Für Liefer- und Dienstleistungen gibt es kein vorgegebenes Formular. Sie können Ihr Auftragsschreiben frei formulieren. 

Absageschreiben

Für nationale Verfahren gilt:

§ 46 UVgO
Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(1) Der Auftraggeber unterrichtet jeden Bewerber und jeden Bieter unverzüglich über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
oder die erfolgte Zuschlagserteilung.

Anlage 636 (UVgO Unterrichtung über die Zuschlagserteilung)

Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe dafür.

Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die nicht berücksichtigten Bieter
über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und die nicht berücksichtigten Bewerber über die wesentlichen Gründe
ihrer Nichtberücksichtigung.

Anlage 637 (UVgO Absageschreiben)

Bei EU Verfahren ist das Informations- und Absageschreiben zwingend erforderich:

Anlage 638 (Informations-, Absageschreiben nach § 134 GWB)

Anlage 333 (Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter nach § 134 GWB)