Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
hier finden Sie sowohl die einzelnen Schritte als auch die jeweiligen Unterlagen zu den einzelnen Vergabeverfaheren.
Bauleistungen
Bevor es losgeht
Sie wollen eine Ausschreibung durchführen? Dann sind Sie hier richtig.
Vor dem Start sollten folgende Punkte geklärt sein:
- Sie haben eine Bedarfsermittlung sowie eine Kostenschätzung für Ihr Projekt vorgenommen.
- Die benötigten Haushaltsmittel sind reserviert.
- Das Leistungsverzeichnis ist fertig.
- Beschränkte Ausschreibung / freihändige Vergabe:
Die Eignungsprüfung muss vorab erfolgen, daher:
a) Wurden die einzuladenen Firmen gefragt, ob Personal und Material verfügbar sind und nicht zuletzt ob überhaupt Interesse besteht?
b) Sind die Firmen geeignet?
Dokumentierte Erfahrungen aus vorangegangenen Aufträgen oder die Eigenerklärung:
Formblatt 124 (Eigenerklärung Eignung)
Meldebogen
Um eine Ausschreibung zu starten gibt es hier für Bau den: Meldebogen VOB
Wenn Sie folgende Anlage zusätzlich benötigen, müssen Sie diese noch ausfüllen:
- Anlage 223 (Aufgliederung der Einheitspreise)
Den Meldebogen befüllen Sie nun mit allen erforderlichen Angaben. Abschließend klicken Sie auf "Absenden".
Es wird jetzt automatisch geprüft, ob der Meldbogen im aktuellen Zustand abgespeichert wurde.
Gleichzeitig wird Outlook geöffnet und der Meldebogen als Anhang in die Mail gelegt.
Nun können Sie die E-Mail absenden.
Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit von der Zentralen Submissionsstelle eine E-Mail mit der Terminkette und einem Uploadlink.
Wenn Sie mit den Terminen einverstanden sind, klicken Sie auf den Uploadlink in der E-Mail und laden Ihr:
- Leistungsverzeichnis samt GAEB-Datei
- sowie Ihrer Pläne /Zeichnungen
- und zusätzlicher Anlagen hoch (z.B. Wertungsmatrix, Anlage 223)
Alle Standardunterlagen fügen wir bei, diese brauchen Sie nicht auszufüllen.
Bieterrundschreiben
Bieterrundschreiben
Im Folgenden wird kurz erklärt, wie die Anlage 99 (Bieterrundschreiben) auszufüllen ist.
1) Bei dem Punkt „Vergabenummer“ tragen Sie bitte die Vergabenummer der Ausschreibung ein.
|
Beispiel: |
425 2016 Mi |
2) Bei dem Punkt „Grund des Bieterrundschreibens“ tragen Sie bitte den Anlass des Bieterrundschreibens ein.
Einige Beispiele für Gründe:
- Ein Bieter hat eine Frage zum Verfahren, die für alle Bieter relevant ist
- Es muss eine Änderung an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden
- Es muss eine Datei/Information an die Bieter nachgereicht werden
- …
3) In das Feld „Nachricht an den Bieter“ tragen Sie bitte genau die Nachricht ein, die wir den Bietern später über das Portal der deutschen e-vergabe zuschicken.
- Bitte beginnen Sie das Schreiben mit einer Anrede und beenden es mit:
„Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Zentrale Submissionsstelle“
- Wenn der Grund für das Bieterrundschreiben die Frage eines Bieters ist, bauen Sie Ihre Nachricht bitte wie folgt auf:
Die Frage des Bieters soll klar ersichtlich, in ROT dargestellt sein. Die Antwort auf die Frage soll direkt im Anschluss und in BLAU dargestellt sein. Das erleichtert die Übersicht für die Bieter. Zu Beginn der Antwort und der Frage schreiben Sie bitte wie im Beispiel „Frage:“und „Antwort:“.
Beispiel:
Frage: 1
„Welche Maschinentypen dürfen für die Arbeit für Punkt 4.20.05 verwendet werden?“
Antwort: 1
„Für die Erledigung der Arbeiten für Punkt 4.20.05 dürfen … „
Für ein Bieterrundschreiben nutzen Sie bitte die: Anlage 99
Bei einer Änderung im Leistungsverzeichnis ist ein neues LV (inkl. GAEB Datei) erforderlich!
Bieterrundschreiben sind grundsätzlich bis zu 5 Tage vor Angebotsfrist zulässig, später nur in Zusammenhang mit einer Angebotsfristverlängerung!
Nach der Submission
Absageschreiben:
Nationale Verfahren
Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind (§ 16 Absatz 1) und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, sollen unverzüglich unterrichtet werden. Die übrigen Bieter sind zu unterrichten, sobald der Zuschlag erteilt worden ist.
Anlage 332 (Absage 19 Abs. 1 VOB)
Formulare für den erfolgreichen Bieter:
Anlage 338 (Auftragsschreiben VOB)
Bei EU Verfahren:
Anlage 334(Informations-, Absageschreiben nach § 134 GWB)
Anlage 333 ( Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter 134 GWB)
Liefer- und Dienstleistungen
Bevor es losgeht
Sie wollen eine Ausschreibung durchführen? Dann sind Sie hier richtig.
Vor dem Start sollten folgende Punkte geklärt sein:
- Sie haben eine Bedarfsermittlung sowie eine Kostenschätzung für Ihr Projekt vorgenommen.
- Die benötigten Haushaltsmittel sind reserviert.
- Das Leistungsverzeichnis ist fertig.
Ein Muster im Excelformat (.xlsx) finden Sie hier: Klick
- Beschränkte Ausschreibung / freihändige Vergabe:
Die Eignungsprüfung muss vorab erfolgen, daher:
a) Wurden die einzuladenen Firmen gefragt, ob Personal und Material verfügbar sind und nicht zuletzt ob überhaupt Interesse besteht?
b) Sind die Firmen geeignet?
Dokumentierte Erfahrungen aus vorangegangenen Aufträgen oder die Eigenerklärung:
Anlage124 LD Eigenerklärung 124 LD (Eigenerklärung Eignung)
Meldebogen
Um eine Ausschreibung zu starten gibt es hier für Liefer - und Dienstleistungen den: Meldebogen
Den Meldebogen befüllen Sie nun mit allen erforderlichen Angaben. Abschließend klicken Sie auf "Absenden".
Es wird jetzt automatisch geprüft, ob der Meldbogen im aktuellen Zustand abgespeichert wurde.
Gleichzeitig wird Outlook geöffnet und der Meldebogen als Anhang in die Mail gelegt.
Nun können Sie die E-Mail absenden.
Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit von der Zentralen Submissionsstelle eine E-Mail mit der Terminkette und einem Uploadlink.
Wenn Sie mit den Terminen einverstanden sind, klicken Sie auf den Uploadlink in der E-Mail und laden Ihr:
- Leistungsverzeichnis
- sowie Ihre Pläne /Zeichnungen
- und zusätzlicher Anlagen hoch (z.B. Wertungsmatrix)
Alle Standardunterlagen fügen wir bei, diese brauchen Sie nicht auszufüllen.
Bieterrundschreiben
Bieterrundschreiben
Im Folgenden wird kurz erklärt, wie die Anlage 99 auszufüllen ist.
1) Bei dem Punkt „Vergabenummer“ tragen Sie bitte die Vergabenummer der Ausschreibung ein.
Beispiel:
Vergabenummer:
425 2016 Mi
2) Bei dem Punkt „Grund des Bieterrundschreibens“ tragen Sie bitte den Anlass des Bieterrundschreibens ein.
Einige Beispiele für Gründe:
- Ein Bieter hat eine Frage zum Verfahren, die für alle Bieter relevant ist
- Es muss eine Änderung an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden
- Es muss eine Datei/Information an die Bieter nachgereicht werden
- …
3) In das Feld „Nachricht an den Bieter“ tragen Sie bitte genau die Nachricht ein, die wir den Bietern später über das Portal der deutschen e-vergabe zuschicken.
- Bitte beginnen Sie das Schreiben mit einer Anrede und beenden es mit:
„Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Zentrale Submissionsstelle“
- Wenn der Grund für das Bieterrundschreiben die Frage eines Bieters ist, bauen Sie Ihre Nachricht bitte wie folgt auf:
Die Frage des Bieters soll klar ersichtlich, in ROT dargestellt sein. Die Antwort auf die Frage soll direkt im Anschluss und in BLAU dargestellt sein. Das erleichtert die Übersicht für die Bieter. Zu Beginn der Antwort und der Frage schreiben Sie bitte wie im Beispiel „Frage:“und „Antwort:“.
Beispiel:
Frage: 1
„Welche Maschinentypen dürfen für die Arbeit für Punkt 4.20.05 verwendet werden?“
Antwort: 1
„Für die Erledigung der Arbeiten für Punkt 4.20.05 dürfen … „
Für ein Bieterrundschreiben nutzen Sie bitte die: Anlage 99
Bei einer Änderung im Leistungsverzeichnis ist ein neues LV erforderlich!
Bieterrundschreiben sind grundsätzlich bis zu 5 Tage vor Angebotsfrist zulässig, später nur in Zusammenhang mit einer Angebotsfristverlängerung!
Nach der Submission
Auftragsschreiben:
Für Liefer- und Dienstleistungen gibt es kein vorgegebenes Formular. Sie können Ihr Auftragsschreiben frei formulieren.
Absageschreiben
Für nationale Verfahren gilt:
§ 46 UVgO
Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(1) Der Auftraggeber unterrichtet jeden Bewerber und jeden Bieter unverzüglich über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
oder die erfolgte Zuschlagserteilung.
Anlage 636 (UVgO Unterrichtung über die Zuschlagserteilung)
Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe dafür.
Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die nicht berücksichtigten Bieter
über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und die nicht berücksichtigten Bewerber über die wesentlichen Gründe
ihrer Nichtberücksichtigung.
Anlage 637 (UVgO Absageschreiben)
Bei EU Verfahren ist das Informations- und Absageschreiben zwingend erforderich:
Anlage 638 (Informations-, Absageschreiben nach § 134 GWB)
Anlage 333 (Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter nach § 134 GWB)
Bevor es losgeht
Sie wollen eine Ausschreibung durchführen? Dann sind Sie hier richtig.
Vor dem Start sollten folgende Punkte geklärt sein:
- Sie haben eine Bedarfsermittlung sowie eine Kostenschätzung für Ihr Projekt vorgenommen.
- Die benötigten Haushaltsmittel sind reserviert.
- Das Leistungsverzeichnis ist fertig.
Ein Muster im Excelformat (.xlsx) finden Sie hier: Klick - Beschränkte Ausschreibung / freihändige Vergabe:
Die Eignungsprüfung muss vorab erfolgen, daher:
a) Wurden die einzuladenen Firmen gefragt, ob Personal und Material verfügbar sind und nicht zuletzt ob überhaupt Interesse besteht?
b) Sind die Firmen geeignet?
Dokumentierte Erfahrungen aus vorangegangenen Aufträgen oder die Eigenerklärung:
Anlage124 LD Eigenerklärung 124 LD (Eigenerklärung Eignung)
Meldebogen
Um eine Ausschreibung zu starten gibt es hier für Liefer - und Dienstleistungen den: Meldebogen
Den Meldebogen befüllen Sie nun mit allen erforderlichen Angaben. Abschließend klicken Sie auf "Absenden".Es wird jetzt automatisch geprüft, ob der Meldbogen im aktuellen Zustand abgespeichert wurde.
Gleichzeitig wird Outlook geöffnet und der Meldebogen als Anhang in die Mail gelegt.
Nun können Sie die E-Mail absenden.
Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit von der Zentralen Submissionsstelle eine E-Mail mit der Terminkette und einem Uploadlink.
Wenn Sie mit den Terminen einverstanden sind, klicken Sie auf den Uploadlink in der E-Mail und laden Ihr:
- Leistungsverzeichnis
- sowie Ihre Pläne /Zeichnungen
- und zusätzlicher Anlagen hoch (z.B. Wertungsmatrix)
Alle Standardunterlagen fügen wir bei, diese brauchen Sie nicht auszufüllen.
Bieterrundschreiben
Bieterrundschreiben
Im Folgenden wird kurz erklärt, wie die Anlage 99 auszufüllen ist.
1) Bei dem Punkt „Vergabenummer“ tragen Sie bitte die Vergabenummer der Ausschreibung ein.
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Beispiel: |
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2) Bei dem Punkt „Grund des Bieterrundschreibens“ tragen Sie bitte den Anlass des Bieterrundschreibens ein.
Einige Beispiele für Gründe:
- Ein Bieter hat eine Frage zum Verfahren, die für alle Bieter relevant ist
- Es muss eine Änderung an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden
- Es muss eine Datei/Information an die Bieter nachgereicht werden
- …
3) In das Feld „Nachricht an den Bieter“ tragen Sie bitte genau die Nachricht ein, die wir den Bietern später über das Portal der deutschen e-vergabe zuschicken.
- Bitte beginnen Sie das Schreiben mit einer Anrede und beenden es mit:
„Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Zentrale Submissionsstelle“
- Wenn der Grund für das Bieterrundschreiben die Frage eines Bieters ist, bauen Sie Ihre Nachricht bitte wie folgt auf:
Die Frage des Bieters soll klar ersichtlich, in ROT dargestellt sein. Die Antwort auf die Frage soll direkt im Anschluss und in BLAU dargestellt sein. Das erleichtert die Übersicht für die Bieter. Zu Beginn der Antwort und der Frage schreiben Sie bitte wie im Beispiel „Frage:“und „Antwort:“.
Beispiel:
Frage: 1
„Welche Maschinentypen dürfen für die Arbeit für Punkt 4.20.05 verwendet werden?“
Antwort: 1
„Für die Erledigung der Arbeiten für Punkt 4.20.05 dürfen … „
Für ein Bieterrundschreiben nutzen Sie bitte die: Anlage 99
Bei einer Änderung im Leistungsverzeichnis ist ein neues LV erforderlich!
Bieterrundschreiben sind grundsätzlich bis zu 5 Tage vor Angebotsfrist zulässig, später nur in Zusammenhang mit einer Angebotsfristverlängerung!
Nach der Submission
Auftragsschreiben:
Für Liefer- und Dienstleistungen gibt es kein vorgegebenes Formular. Sie können Ihr Auftragsschreiben frei formulieren.
Absageschreiben
Für nationale Verfahren gilt:
§ 46 UVgO
Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(1) Der Auftraggeber unterrichtet jeden Bewerber und jeden Bieter unverzüglich über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
oder die erfolgte Zuschlagserteilung.
Anlage 636 (UVgO Unterrichtung über die Zuschlagserteilung)
Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe dafür.
Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die nicht berücksichtigten Bieter
über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und die nicht berücksichtigten Bewerber über die wesentlichen Gründe
ihrer Nichtberücksichtigung.
Anlage 637 (UVgO Absageschreiben)
Bei EU Verfahren ist das Informations- und Absageschreiben zwingend erforderich:
Anlage 638 (Informations-, Absageschreiben nach § 134 GWB)
Anlage 333 (Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter nach § 134 GWB)
Freiberufliche Leistungen
Vorüberlegungen
Als freiberufliche Leistungen werden alle Leistungen bezeichnet, die von Personen aus der Berufsgruppe der freien Berufe erbracht werden. Freiberufliche Leistungen werden gemeinhin auch als geistig-schöpferische Leistungen definiert. Ein ausführlicher Katalog aller freien Berufe, die freiberufliche Leistungen anbieten dürfen, ist im Einkommensteuergesetz unter § 18 Abs. 1 Nr. 1 (EStG) zu finden.
EU- Vergaberecht
EU-Verfahren sind insbesondere in den Abschnitten 5 und 6 der VgV "Planungswettbewerbe, Besondere Vorschriften für die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen" geregelt.
nationale Verfahren
Unterhalb von EU-Schwellenwert gilt zur Zeit folgendes:
Auf Leistungen die im Rahmen einer freiberuflichen Leistung erbracht werden findet die UVgO Anwendung, insbesondere § 50 UVgO.
Vor dem Start sollten folgende Punkte geklärt sein:
- Sie haben eine Bedarfsermittlung sowie eine Kostenschätzung für Ihr Projekt vorgenommen.
- Die benötigten Haushaltsmittel sind reserviert.
- Das Leistungsverzeichnis ist fertig.
Wenn Sie Hilfe benötigen, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Submissionsstelle auf!
Formular für freiberufliche Leistungen
Nutzen Sie gerne den Meldebogen für Liefer- und Dienstleistungen, um Ihren Auftrag der Durchführung der Vergabe an die Submissionsstelle zu übermitteln.
Wenn Sie ein EU-Verfahren planen, wenden Sie sich gerne, wegen den Standardunterlagen, an uns.
Hier können Sie sich die UVgO-Standardunterlagen (Verhandlungsvergabe) für ein nationales Verfahren zur Durchsicht und Überprüfung herunterladen: LINK
Überprüfen Sie bitte die Unterlagen, welche Sie verwenden möchten sorgfältig und teilen Sie uns mit, welche Unterlagen wir für Sie veröffentlichen dürfen.
Wenn Sie Hilfe benötigen, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Submissionsstelle auf!