Auf Empfehlung des Ministeriums für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen soll bei jeder Behörde ein einheitlicher Ansprechpartner für Großveranstaltungen benannt werden, an den sich der Veranstalter wenden kann und der die Koordination innerhalb der Behörde übernimmt. Ein reibunsgloser und vor allem sicherer Ablauf einer Großveranstaltung soll so gewährleistet werden. Ihr Ansprechaprtner bei der Stadt Petershagen ist der Leiter der Hauptverwaltung.