Gemeindeprüfungsanstalt sieht Stadtverwaltung gut aufgestellt - Deutliche Konsolidierungsmaßnahmen erforderlich

Im Rahmen der turnusmäßigen Prüfungen von Kommunen in NRW durch die Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) wurden in den vergangenen Monaten die Haushaltssituation der Stadt Espelkamp und aktuell herausfordernde kommunale Handlungsfelder analysiert. Prüfer Andreas Pickhard, Projektleiter Lutz Kummer und Michael Esken, Präsident der gpaNRW, präsentierten dem Rat der Stadt die Ergebnisse. Diese haben das Ziel, die Stadt Espelkamp bei der Sicherstellung der komplexen Aufgabenerfüllung zu unterstützen, konkrete Handlungsempfehlungen zu geben und notwendige Veränderungsprozesse anzustoßen.

Die Bemühungen und Erfolge der Stadt, sich für aktuelle und zukünftige Herausforderungen in wichtigen Handlungsfeldern gut aufzustellen, werden auch im Prüfbericht deutlich. Die Haus-haltssituation erschwert diese Anstrengungen. Die Stadt ist seit 2024 verpflichtet, ein Haus-haltssicherungskonzept aufzustellen. Der Haushaltsplan 2026 weist für die mittelfristige Betrachtung bis 2029 Fehlbeträge in deutlicher einstelliger Millionenhöhe auf. Die Gesamtverbindlichkeiten der Stadt Espelkamp werden durch die seit 2026 aufgenommenen und in den kommenden Jahren geplanten Kredite ansteigen. „Insgesamt besteht angesichts der erwarteten negativen Jahresergebnisse, des voraussichtlich steigenden Kreditvolumens und des Eigenkapitalverzehrs ein deutlicher Konsolidierungsbedarf“, unterstreicht Michael Esken. Mit dem Haushaltssicherungskonzept hat die Stadt Espelkamp die strategische Grundlage für notwendige Einsparungen geschaffen. „Unser Prüfungsergebnis, unsere Hinweise und Empfehlungen unterstützen Sie auf diesem Weg“, so der Präsident der gpaNRW.

Wertgrenzen für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen festlegen

Zur Konsolidierung kann eine zielgerichtete Haushaltssteuerung beitragen. Die Stadt Espel-kamp führt Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen derzeit vor allem bei größeren Hoch- und Tief-baumaßnahmen und vereinzelt bei Fahrzeugbeschaffungen durch. „Um die Entscheidungs-grundlagen zu verbessern, sollte die Stadt verbindliche Wertgrenzen festlegen, ab denen eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung verpflichtend wird“, so Projektleiter Lutz Kummer. Zusätzlich empfiehlt die gpaNRW, einheitliche Standards und Arbeitshilfen für diese Untersuchungen zu entwickeln. Sie fördern die Transparenz innerhalb der Verwaltung und erleichtern den Vergleich verschiedener Investitionsvorhaben. Weitere Empfehlung: Für das Kreditmanagement und das Anlagemanagement jeweils verbindliche Handlungsrahmen schriftlich zu fixieren, um auch hier die Transparenz, Rechtssicherheit und Steuerungsfähigkeit zu stärken. Ein regelmäßiges, kennzahlenbasiertes Berichtswesen würde zudem fundierte Entscheidungen in Verwaltung und Politik unterstützen.

In der Zahlungsabwicklung hat die Stadt Espelkamp in den vergangenen Jahren die Anzahl ungeklärter Einzahlungen und Auszahlungen deutlich reduziert. Die Bürgerinnen und Bürger nutzen das SEPA-Lastschriftmandat häufiger als in den meisten Vergleichsstädten. Beim E-Payment bietet Espelkamp bereits ein breites Spektrum elektronischer Serviceleistungen an. Durch eine weitergehende Automatisierung, etwa bei den Zahlungseingängen, könnten die Bearbeitungszeiten verkürzt, der Personalbedarf gesenkt und die Aufwendungen reduziert werden. In der Vollstreckung bewegen sich im Vergleichsjahr 2024 die Aufwendungen je abgewickelter Vollstreckungsforderung im unteren Bereich des interkommunalen Vergleichs.

Digitalisierung nutzen, um die Handlungsfähigkeit von Rat und Verwaltung zu stärken

Die Stadt Espelkamp hat gute Grundlagen für eine effiziente Gremienarbeit geschaffen und er-füllt die rechtlichen Vorgaben weitgehend. Bisher fehlen schriftliche Regelungen zu digitalen und hybriden Gremiensitzungen. In Krisensituationen können diese die Handlungsfähigkeit von Rat und Verwaltung unterstützen.

Praxisorientiertes Prozessmanagement und gutes Digitalisierungsniveau

In den zusammenhängenden Bereichen Personal, Organisation und Informationstechnik ist Espelkamp bereits gut aufgestellt. Wie bei den meisten anderen Kommunen werden überproportional viele Mitarbeitende altersbedingt in den kommenden Jahren die Verwaltung verlassen. Diesem Risiko begegnet Espelkamp durch planvolle Rekrutierungsmaßnahmen und strategische Vorgaben zur Personalbindung. Ihre Aufgabenerfüllung entwickelt die Stadt durch ein praxisorientiertes Prozessmanagement weiter. Die gpaNRW empfiehlt, die IT-Abteilung regelmäßig in Prozessanalysen einzubinden und die dokumentierten Prozesse den Mitarbeitenden zentral zur Verfügung zu stellen. „Espelkamp erreicht bei allen von uns betrachteten Prozessen schon ein gutes Digitalisierungsniveau“, lobt Prüfer Andreas Pickhard. Durch die geplante Aktualisierung der Digitalstrategie könnte die Stadt hier künftig noch zielgerichteter agieren.

Prioritäten setzen und Kostenschätzungen für Gebäudesanierungen erstellen

Die Stadt Espelkamp hat für den Klimaschutz in der Gebäudewirtschaft bereits eine Reihe von Maßnahmen entwickelt. Grundlage hierfür ist ihr Integriertes Klimaschutzkonzept (IKSK). Die gpaNRW empfiehlt, das vorgesehene „Teilkonzept für Liegenschaften“ zu erstellen mit Ziel-beschreibungen, Meilensteinen und Kostenschätzungen. Andreas Pickhard: „Das Konzept kann auch als Grundlage für notwendige Prioritätensetzungen und Finanzplanungen dienen“.

Regelmäßige Übungen für den Krisenstab durchführen

Espelkamp hat für das kommunale Krisenmanagement bereits verschiedene Risiken für das Stadtgebiet identifiziert, etwa Unwetter- und Hochwassergefahren. Die erkannten Risiken sollte die Stadt nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß priorisieren. Dadurch könnte sie das zur Verfügung stehende Personal noch zielgerichteter zur Erarbeitung und regelmäßigen Aktualisierung von Konzepten und Plänen einsetzen. Um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können, hat die Stadt Espelkamp einen Stab für außergewöhnliche Ereignisse (SAE) eingerichtet und dessen Handlungsfähigkeit sichergestellt. Die Abläufe und Aufgaben für den SAE sind in einem Notfallplan geregelt. Die gpaNRW empfiehlt, regelmäßige Übungen für den SAE durchzuführen und Inhalte sowie Häufigkeit von Schulungen festzulegen. „Die Stadt bereitet Krisenlagen strukturiert nach und kann die Krisenresilienz damit verbessern“, lobt Andreas Pickhard.

Bürgermeister Dr. Henning Vieker erklärt abschließend zu den Ergebnissen der gpaNRW: „Wir sehen uns durch die Prüfergebnisse der gpaNRW in unserem Handeln bestärkt, die Stadtverwaltung kontinuierlich weiterzuentwickeln und für die Herausforderungen der Zukunft fit zu machen. Die Wirtschaftlichkeit bei baulichen Maßnahmen haben wir dabei besonders im Blick. Alles andere wäre bei der schwierigen Haushaltslage auch nicht vermittelbar.“

Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung

Die gpaNRW hat die Stadt Espelkamp im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfgebieten untersucht:

• Finanzen
• Zahlungsabwicklung und Vollstreckung
• Gremienarbeit
• Personal, Organisation und IT
• Gebäudewirtschaft – Klimaschutz
• Kommunales Krisenmanagement

Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Stadt Espelkamp zusammengefasst.

Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsident der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken.

Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.