„Herausfordernde Zeiten für den Haushalt“

Unter die „Lupe“ nahm in den vergangenen Monaten die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) die Gemeinde Hüllhorst im Rahmen der überörtlichen Prüfung. Dabei wurde im Schwerpunkt nicht nur die finanzielle Situation beleuchtet. Im Fokus standen auch verschiedene Arbeitsfelder der Verwaltung. Die wesentlichen Ergebnisse und Handlungsempfehlungen haben gpa-Prüferin Martha Scholz sowie Projektleiterin Stephanie Höpker nun im Rechnungsprüfungsausschuss vorgestellt. Ihr Abteilungsleiter, Manfred Wiethoff, nahm ebenfalls an der Ergebnispräsentation im Rechnungsprüfungsausschuss teil.

Die Prüfung erfolgte in einer Zeit, die von großen Herausforderungen geprägt ist: Die Nachwirkungen der Corona-Pandemie, die Folgen des Ukraine-Krieges oder die allgemeine Inflation beeinflussen auch die Kommunen. Sie wirken sich auf viele Wirtschafts- und Gesellschaftsbereiche aus und schlagen sich in den Haushalten nieder. Die Tarif- und Besoldungserhöhungen sowie schwankende Einnahmen aus der Gewerbesteuer erschweren zudem die Planbarkeit des kommunalen Budgets. „Die Gemeinde Hüllhorst ist derzeit finanziell noch handlungsfähig. Zukünftig geht die Verwaltung aber von einer sich verschlechternden Haushaltssituation aus. Sollten die negativ geplanten Jahresergebnisse bis 2027 wie prognostiziert eintreten, reduzieren diese das Eigenkapital und die Ausgleichsrücklage wird vollständig aufgebraucht“, warnt Manfred Wiethoff. Da zudem Reinvestitionsbedarf in das in die Jahre gekommene kommunale Gebäudevermögen besteht und Hüllhorst die Mehrbelastungen im Haushalt nicht mehr aus eigener Kraft kompensieren kann, müssen voraussichtlich Investitions- und Liquiditätskredite aufgenommen werden. „Die Gemeinde Hüllhorst hat daher Handlungsbedarf, die Haushaltssituation zu verbessern“, sagt Prüferin Martha Scholz.

Investive Projekte realistischer für das Haushaltsjahr planen
Realistischer sollte bei den für das Haushaltsjahr veranschlagten Investitionen geplant werden. Denn die Gemeinde Hüllhorst ruft die dafür eingeplanten Gelder in geringerem Maße ab als die Vergleichskommunen. Die Haushaltsplanungen sollten sich durch eine kritische Prüfung an den tatsächlich realisierbaren Bedarfen orientieren, empfiehlt hier die gpaNRW. In den Bereichen Fördermittel- sowie Kredit- und Anlagemanagement sollte die Gemeinde Hüllhorst die gelebten Strukturen und Prozesse in verbindliche schriftliche Handlungsrahmen überführen. „Auch empfehlen wir eine zentrale Datenbank zur Übersicht über alle Förderprojekte sowie ein standardisiertes Fördercontrolling“, so Martha Scholz.
Auch im Bereich der Vergabe von öffentlichen Aufträgen wurden einzelne Optimierungsmöglichkeiten festgestellt. So empfiehlt die gpaNRW, eine zentrale Vergabe- oder Submissionsstelle in das Verfahren einzubinden sowie eine regelmäßige und unabhängige Prüfung in den Vergabeprozess zu integrieren. Aktuelle und umfassende Regelungen in Form einer Dienstanweisung, standardisierte Vordrucke und Schulungen können die Mitarbeitenden unterstützen, um Fehler zu vermeiden. Ein zentrales Nachtragsmanagement hilft dabei, Auftragsanpassungen und Nachträge systematisch zu analysieren und ggf. nachzusteuern.

Die Vorgaben des Korruptionsbekämpfungsgesetzes erfüllt die Gemeinde Hüllhorst im Wesentlichen. „Allerdings sollte sie eine systematische Gefährdungsanalyse durchführen und die korruptionsgefährdeten Tätigkeiten und Stellen in der Verwaltung bestimmen“, so Projektleiterin Stephanie Höpker. Weitere Empfehlung: verbindliche Regelungen zu den Aufgaben sowie für das Verhalten im Verdachtsfall festlegen und Vorgaben zum Umgang mit Sponsoring schaffen.
Die Gemeinde steuert die Schul-IT effektiv. Diese entspricht den bisherigen Bedarfen aus den Medienkonzepten. Optimierungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW beim Informationsaustausch und bei der schriftlichen Erfassung der Prozesse, bei der Ressourcensteuerung und bei den Sicherheitsstrukturen.

Friedhofsgebühren regelmäßig überprüfen und anpassen
Die Gemeinde Hüllhorst verfügt über sechs Friedhöfe und vier Trauerhallen. Rund 56 Prozent der Bestattungen erfolgen kommunal - ein vergleichsweise geringer Wert. Der bundesweite Trend hin zu mehr Urnen- statt Erdbestattungen ist auch hier sichtbar, wenn auch weniger stark ausgeprägt.
Schon heute ist die Verwaltung sensibilisiert und schafft neue, nachfrageorientierte Bestattungsformen. Die gpaNRW rät, diesen Wandel durch ein umfassendes Friedhofskonzept aktiv zu gestalten. Dazu gehören Überlegungen, wie künftig etwa mit großen Friedhofsflächen und dem Sanierungsbedarf bei einzelnen Trauerhallen umgegangen werden soll. Auch digitale Übersichten über belegte und freie Flächen fehlen bisher.
Im Gebührenhaushalt besteht für das Friedhofswesen dringender Handlungsbedarf: Seit Jahren gibt es keine regelmäßigen Gebührenkalkulationen und -anpassungen mehr. Das führt zu einem niedrigen Kostendeckungsgrad. Auch für die Trauerhallen sollte geprüft werden, welche Kosten entstehen und wie diese gedeckt werden können.
Bürgermeister Michael Kasche erklärt abschließend zu den Ergebnissen der gpaNRW:
„Das Prüfungsergebnis der gpaNRW mit seinen Feststellungen und Empfehlungen sowie viele positive Gespräche im Prüfungsprozess helfen uns als Verwaltung, uns weiter zu optimieren und die Gemeinde Hüllhorst für die zukünftigen Herausforderungen zu stärken. Ich danke dem Team der gpaNRW für eine konstruktive Zusammenarbeit und den Mitarbeitern in der Verwaltung für ihren Einsatz, welcher insgesamt zu einem guten Ergebnis beigetragen hat.“

Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung
Die gpaNRW hat die Gemeinde Hüllhorst im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller kleinen kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von 10.001 bis 18.000 in folgenden Handlungsfeldern geprüft:

• Finanzen 
• Vergabewesen 
• Informationstechnik an Schulen 
• Ordnungsbehördliche Bestattungen
• Friedhofswesen

Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Gemeinde Hüllhorst zusammengefasst.
Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsident der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken.
Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.