Daten statt Akten - Elektronische Elterngeldakte im Kreis Minden-Lübbecke

Kreis Minden-Lübbecke, 22.04.2009

Schneller und ökologischer als Papier ist die elektronische Elterngeldakte, die das Jugendamt des Kreises Minden-Lübbecke als Modellversuch eingeführt hat. Sie erspart den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Aktenführung in Papierform. "Für uns ist es jetzt viel einfacher, Anfragen zu beantworten," sagt Nina Rudolph, die als Sachbearbeiterin im Jugendamt täglich die Elterngeldanträge bearbeitet. "Wir müssen nicht losrennen und die Akten holen, sondern können einfach die Datei aufrufen und die Frage direkt beantworten. Außerdem spart das System Lagerplatz und Kosten."

"Bisher ist Minden-Lübbecke der einzige Kreis in Ostwestfalen-Lippe, der sich an dem Projekt beteiligt," sagt Arbeitsgruppenleiter Klaus Eichenkamp aus dem Jugendamt. Von insgesamt 22 Kommunen und kreisfreien Städten sind zehn dabei. Der Scanner wird von der Bezirksregierung in Münster zur Verfügung gestellt. Das Verfahren ist an den Schnittstellen mit der Aufsichtsbehörde in Münster und mit dem Sozialgericht abgestimmt.

Wichtig war den Beteiligten nicht nur, die Abläufe zu erleichtern, sondern auch sicher zu stellen, dass Datenschutz, Integrität und Verfügbarkeit der überlassenen Daten gewährleistet sind und bleiben. Nur berechtigte Personen dürfen auf die Akten zugreifen, die Daten selbst werden ausschließlich über abgesicherte Netzwerke übertragen.

Im Durchschnitt gehen jeden Tag 20 Anträge auf Elterngeld beim Kreis ein. Die Antragsteller sind je nach ihrem Nachnamen einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin zugeordnet, die sich von Anfang an um den jeweiligen Antrag kümmert. In Stapeln bis zu 100 Seiten werden die Dokumente gescannt. "Ich kontrolliere dann gleich am Bildschirm, ob alles richtig erfasst wurde," erklärte Nina Rudolph. "Fehlerhafte Seiten korrigiere ich, und wenn eine Seite leer ist, lösche ich sie." Danach werden die Dateien validiert, also benannt und zugeordnet, und an IT.NRW geschickt, wo alles in das entsprechende SAP-Programm eingepflegt wird.

Stündlich werden die Daten aktualisiert und können dann weiter bearbeitet werden. Um die Möglichkeiten dieses Verfahrens voll auszunutzen, sind die Bildschirme besonders groß - so kann neben dem offenen Bearbeitungsprogramm in der elektronischen Akte geblättert werden. Das Verfahren läuft technisch einwandfrei und hat sich für alle Beteiligten bewährt. Und das Jugendamt hat seit der Einführung der elektronischen Elterngeldakte die ohnehin hohe Erledigungsquote auf 99,8 % gesteigert.